Низкий уровень автоматизации становится основной причиной снижения эффективности управления закупками, хотя для решения данной проблемы не требуется преодоление особых преград.
Даже во время кризиса эффективность закупок можно увеличить в 2, а то и в 3 раза, если соблюсти два главных условия:
- провести полную автоматизацию всего процесса поставок;
- автоматизация должна быть проведена в рамках всей системы.
Лишь часть крупных холдингов провели полную автоматизацию процесса закупок – от определения потребностей до контроля за поставками конечному потребителю. Однако почти 80% компаний предпочитают автоматизировать лишь отдельные участки. Такое управление поставками называют лоскутной автоматизацией. В чем его недостатки?
Причины низкой эффективности частичной автоматизации
Автоматизация лишь некоторых участков процесса закупок создает так называемый эффект «зоопарка систем»:
- все заявки собираются через электронную почту либо в Excel;
- поставщик выбирается в SRM;
- все согласования по документации проводятся в СЭД;
- всю переписку многие предпочитают вести в мессенджерах;
- бухгалтерия занимается счетами, а система складского учета – поставками.
Вся эта система часто не имеет общего цифрового носителя, поэтому, чтобы свести воедино всю информацию, необходимо открыть на компьютере несколько окон и, переходя из одного в другое, выбирать нужные данные.
Перспективность и выгодность внедрения SRM
Чтобы получить реальное ускорение закупок, необходимо внедрить систему, которая будет построена на полном управлении процессом. Каждый сотрудник получит доступ к достоверным данным, ему не придется тратить уйму рабочего времени на поиск нужных сведений, на уточнения и согласования, на проведение ручного контроля поставленных задач. Контроль и управление процессом поставок будет осуществляться в реальном времени и на основе достоверных данных. Введение полной автоматизации процесса позволит в кратчайшие сроки выявить и устранить узкие места. Одним словом, исчезнет тот «зоопарк систем», который наблюдался при лоскутной модернизации.
Компания получит возможность изменить взаимоотношение с поставщиками, выбрав более сложные, но эффективные модели взаимодействия. Отказавшись от заключения долгосрочных контрактов, можно перейти к отбору поставщиков на конкурсной основе.